Jugendmusik-Tag - Was muss ich als ausrichtender Verein beachten und tun?

Aus gegebenem Anlass habe ich Ihnen hier eine Checkliste zusammengetragen, die Ihnen als ausrichtendem Verein helfen soll den JUMU-Tag perfekt zu organisieren.

GEMA:
Veranstalter des JUMU-Tages ist immer der KMV selbst. Daher bitte keine eigene Anmeldung bei der GEMA durchführen.

Versicherung:
Veranstalterhaftpflichtversicherung über KMV. Also auch hier bitte keine Versicherung zuätzlich abschließen.

Musikfolge:
Bitte eine Person im ausrichtenden Verein abstellen, der bei allen Gastvereinen die Musikfolge notiert. Die GEMA-Liste dafür ist ja bekannt. Diese Liste geht anschließend an den Gruppenvorstand.
Auch wenn derzeit keine GEMA-Anmeldung notwendig scheint, so ist es doch sicherer die Musikfolge für Rückfragen zumindest vorliegen zu haben.

Wer macht die Einladung an die Gastvereine?
Die Einladung an die Gastvereine soll in Zusammenarbeit mit dem Gruppenvorstand erfolgen. Sobald Termin und Ort der Veranstaltung feststeht, sollte der gastgebende Verein sich mit dem Gruppenvorstand über die Einladungen unterhalten.
Jeder Verein der Gruppe erhält eine Einladung für die entsprechenden Jugendorchester. Evtl. können auch noch andere Partnervereine/Nachbarvereine berücksichtigt werden, falls es der Zeitrahmen zu läßt.
Die Rückmeldung der Einladung erfolgt oft nicht nur an den Gruppenvorstand sondern auch an den Gastgeber. Daher sollte hier auch eine enge Kommunikation zum Abgleich zwischen Gastgeber und Vorstand erfolgen.

Wer sammelt die Zusagen und Absagen?
Der Gruppenvorstand.

Wer stellt das Programm zusammen?
Der Gruppenvorstand nach Eingang der Anmeldungen. Ein vorläufiger Zeitplan geht regelmäßig an den ausrichtenden Verein.

Wer macht die Presse-Arbeit oder Inserate und wann ist was wo zu inserieren?
Das macht der GF KMV Trier-Saarburg e.V.
Mit vorgefertigten Texten an TV, Kreisecho, Wochenspiegel und Linus Wittich (Amtsblätter)


Wer macht die Vor- und Nachberichterstattung im TV usw. ?
Das macht der KMV. Ein Redakteur wird eingeladen, der auch die Nachberichterstattung macht. Textabsprache vor Ort mit dem Gruppenvors.


Wer wird als "offizieller Gast" von den Gemeinden und VGs und anderen Institutionen eingeladen?
Der KMV oder in Abstimmung auch der Gruppenvorstand lädt die Personen ein.
Eingeladen wird u.a.: KMV Vorstand, KMV Jugendleiter, KMV Kreisdirigent, Leiter Jugendring Trier-Land, VG Bürgermeister und Gemeinde- und Ortsbürgermeister und Herr Höllen von der KMS Trier-Saarburg.


Wer moderiert die Veranstaltung?
Hier stimmt sich der Gruppenvorstand mit dem Ausrichter ab. Gerne überlassen wir die Tätigkeit natürlich einem Jungmusiker vor Ort, ersatzweise der Vorstand des ausrichtenden Vereins oder letztlich ein Gruppenvorstandsmitglied.


Wer wird als Gastredner eingeladen, welche Vorgaben und Themen-Vorschläge?
Das ergibt sich aus den Einladungen. Jeder richte bitte ein kurzes Grußwort an die Anwesenden und vor allem an die Jungmusiker selbst. Sollten aktuelle Themen vorliegen, so kann auch ein Gast frühzeitig um eine Rede dazu gebeten werden.


... Noch Fragen oder Anregungen? Wenn ich etwas vergessen habe, dann trage ich das gerne nach.


SParkasse-Trier


innogy


40Jahre KMV Trier-Saarburg