ComMusic-Jahresmeldung - was muss ich beachten?

Was ist bei den Jahresmeldungen zu beachten, wo treten immer mal wieder Fehler auf?

Die Meldung der notwendigen Daten an den Verband erfolgt im Einklang mit den Richtlinien des Datenschutzes. Es werden bei der Erstellung der Jahresmeldung automatisch alle für den Verband notwendigen Daten aus den eingepflegten Stammdaten ermittelt. Daher ist es wichtig, dass Ihre Stammdaten aller Vereinsmitglieder sorgfältig geprüft und aktuell sind. Für spätere Ehrungsanträge z.B. hat der Verband nur durch die Jahresmeldungen aus den Vorjahren der Vereine die notwendigen Personendaten zur Prüfung und Genehmigung der Ehrungsanträge. Auch sind die Daten sehr wichtig für die Mitglieder der Sparkassenversicherung. Wer nicht als "aktiv" gemeldet ist, ist nicht versichert.

Zur Pflege und Korrektur der Stammdaten hier einige Tipps:

Personenverwaltung / Status:

  • Jeder der im Vorstand tätig ist, muss beim Status als "aktiv" gekennzeichnet sein, auch wenn er kein Instrument spielt. Jedes Vorstandsmitglied ist aktiv für den Verein tätig.
  • Der Dirigent, auch wenn er nicht Mitglied des Vereins ist, muss als aktiv erfasst sein.
  • Alle Kinder in Ausbildung als aktive Mitglieder erfassen. Ansonsten sind diese Personen u.U. nicht unfallversichert.
  • Bei Aktiv "seit" oder "von" soll ein realistisches Datum rein. Bei unbekanntem Beginn, bitte keine "Monddaten" eintragen.
  • Wichtig bei den Stammdaten der Mitglieder ist auch das Geschlecht.
  • Aktiv "bis" nichts eintragen, ansonsten gilt das Mitglied als inaktiv.
  • Wenn Sparkassen-Versicherung für den Verein besteht, dann bei jedem zu versichernden Mitglied "Versichert": ja
    Das gilt natürlich für alle Aktiven, für Vorstand und Dirigent!
    (Für Vereine ohne Sparkassenversicherung ist dieses Feld unwichtig.)
  • "GEMA frei": nein (ist der Normalfall)
    Ein "Ja" (also ein Häkchen) bedeutet, die Person ist aktiv (z.B. im Vorstand) spielt aber kein Instrument und wird daher bei der GEMA nicht mitgerechnet. Ansonsten ist hier unabhängig vom Alter immer "nein"-also kein Haken richtig. Die Personen unter 18 werden bei der Meldung dann trotzdem automatisch vom System heraus genommen. Werden die Personen später dann volljährig, sind sie automatisch gemeldet und Sie müssen nicht mehr an das Feld denken.
    Info: Der KMV Trier-Saarburg nutzt derzeit den "Pauschalvertrag" der GEMA bei dem jeder Verein für seine Veranstaltungen eine pauschale Vergünstigung von 20% auf die Listenpreise der GEMA erhält. Das bedeutet die ComMusic-Meldung beleibt derzeit ohne Belang für den Verein. Sollte der KMV für seine Mitgliedsvereine einen sog. Gesamtvertrag der GEMA aushandeln, wird die Berechnung der GEMA-Beiträge jedoch direkt von der hier ermittelten Anzahl der GEMA-pflichtigen Personen abhängen.
  • In Ausbildung: ja
    Bitte nur bei Erstausbildung ankreuzen. Weiterbildungen zählen hier nicht. (Ca. bis Alter 27 Jahre)


Weitere Hinweise:

  • Zumindest der Vorstand sollte komplett mit Adresse, Mail, Tel-Nr. usw. erfasst sein.
  • Bei Vereinsstatus sollten alle Angaben aktuell sein: z.B. Gemeinnützig bis: (z.B. 2012)
  • Löschen Sie keine Stammdaten einer Person, nur weil diese Person aus dem Verein ausgetreten ist oder pausiert. Es ist wesentlich zweckmäßiger die Stammdaten aller Personen zu erhalten und lediglich beim Status Aktiv "bis" das entsprechende Datum zu vermerken. Anschließend können Sie bei dieser Person den Staus "Pausierend" o.ä. hinzufügen.
    So haben Sie bei einer Rückkehr der Person immer noch alle Daten und brauchen die Mitgliedschaft nur wieder zu aktivieren.
    Außerdem haben Sie dann auch direkt wieder einen Überblick über Ehrungsmöglichkeiten für diese Person da die Historie vorhanden ist.
  • Ständige Helfer des Vereins können Sie bequem mitversichern in dem Sie die Person in die Stammdaten übernehmen mit Staus "fördernd" und mit Haken bei "Verischert: ja".


Für Vereine mit Sparkassenversicherung:
Bitte melden Sie auch mitten im Jahr, wenn mehr als 5-10 Leute neu im Verein oder auch nur in der Ausbildung sind und damit dann die Zahl der aktiven Mitglieder signifikant steigt. Im Schadensfall, würde es sonst evtl. Probleme geben, wenn nun tatsächlich in dem Zeitpunkt des Schadens-Ereignisses plötzlich viel mehr Leute aktiv sind, als von Ihnen im letzten Jahr gemeldet wurden. Außerdem raten wir alle Auszubildenden namentlich in den Stammdaten zu erfassen und mit dem Status aktiv zu versehen selbst wenn sie erst in einigen Jahren in dem Verein mitspielen werden. Eine Kinderfreizeit oder ein kleiner Ausflug gemeinsam mit den neuen Auszubildenden ohne deren Versicherungsschutz wäre ansonsten grober Leichtsinn.

Hier finden Sie eine weitere Anleitung zur Erstellung Ihrer Jahresmeldung.

 

Tipps zu kompetenter Hilfe rund um das ComMusic-Vereinsprogramm finden Sie auch hier.

 

Falls einer dieser Links nicht mehr funktionieren sollte, bitte kurze Rückmeldung an uns. Vielen Dank!


SParkasse-Trier


innogy


40Jahre KMV Trier-Saarburg